Administratieve software voor de kinderopvang
Kidsadmin is webbased software die iedere vorm van kinderopvang en BSO ondersteunt. Of u nu werkt met standaard kinderopvang, flexibele of IKG tarieven. Facturatie in Kidsadmin is overzichtelijk, eenvoudig in gebruik en het uitgebreide debiteurenbeheer bewaakt uw inkomsten.
Kidsadmin is modern vormgegeven, zeer gebruiksvriendelijk en het werkt intuïtief. Waar nodig krijgt u persoonlijke ondersteuning. De software is te gebruiken op een desktop, een tablet voor op de groep en daarnaast bevat onze software een ouderportaal. U heeft geen server (meer) nodig.
Implementatie
Met het implementeren van de software verandert ook de werkwijze binnen het kinderdagverblijf. Dit is een proces waarbij we aandacht schenken aan het personeel dat met de nieuwe software gaat werken.
We maken een implementatieplan dat uit gaat van de datum waarop u operationeel wilt zijn. Hieraan voorafgaand moeten een aantal zaken geregeld zijn. We zijn gewend om te werken “van binnen naar buiten”. Dus eerste de centrale administratieve software voor kindplanning en facturatie implementeren en daarna de extra's zoals bijvoorbeeld het ouderportaal, de tablets op de groepen en de personeelsplanning (indien u daarvoor kiest).
Kidsadmin kent de volgende extra opties:
- Nieuwspagina met nieuws over de kinderdagverblijfsector
- Memofunctie voor het kinderdagverblijf (vervanging van de post-its)
- Memofunctie per gezin
- Verhuisfunctie
- Vraagbaak
- Mailfunctie
Registratie
Binnen Kidsadmin kun u een ouder gemakkelijk registreren. Nadat u bijvoorbeeld een ouder ingevoerd hebt worden de adres en woonplaats gegevens al automatisch overgenomen voor het invoeren van de kindgegevens. Om de kindgegevens compleet te maken kiest u één van de planningsmogelijkheden die voor het kind in aanmerking komt. Bijvoorbeeld reguliere dagopvang, BSO, vakantieopvang of net wat er ingesteld is in uw versie van de software. Binnen die planning kiest u de dagen en/of tijdstippen die gevraagd worden door de ouder.
Planning
Bij het plannen kunt u volgens de volgorde van de wachtlijst kinderen op groepen plannen. Het programma houdt automatisch rekening met het aantal kinderen per begeleider waardoor u nooit onbewust teveel kinderen op één groep plant. Wanneer een kind een keer niet kan komen, of juist extra wil komen, dan kun u dat in de agenda van het kind eenvoudig wijzigen.
Welke planningsmogelijkheden kent Kidsadmin?
Vaste dagen per week
Hierbij wordt de planning die bij het kind wordt ingegeven, wekelijks vast ingepland in de agenda.
Flexibele opvang
Hierbij worden de dagen waarop het kind zou kunnen komen ingegeven in zijn/haar individuele opvangplan. Dit wordt aangegeven, zodat er rekening met dit kind wordt gehouden in de groepsplanning. Het is mogelijk om een minimaal aantal uur per week in het opvangplan aan te geven, welke opgemaakt kunnen worden gedurende de week. Deze uren worden dan altijd gefactureerd. Dit is echter niet noodzakelijk. Wanneer hier niets wordt ingevuld, wordt enkel de opvang die werkelijk is afgenomen gefactureerd.
Gebudgetteerde flexibele opvang
Gebudgetteerde opvang is altijd een flexibel product. Hierbij wordt een aantal uur per maand (periodebudget) of per jaar (jaarbudget) ingekocht. Dit product kan binnen deze periode (maand of jaar) worden verbruikt.
Strippenkaarten
Op een strippenkaart kan een aantal uur worden gekocht. Deze uren worden op de eerstvolgende factuur meteen allemaal gefactureerd. Verder geldt hier in principe hetzelfde als met de budgetten: de uren worden ingekocht en kunnen worden opgemaakt. Vaak gaat het hier echter om veel minder uren, omdat een kind bijvoorbeeld maar zelden komt. Ook wordt een strippenkaart regelmatig gebruikt voor BSO. Ook zit aan een strippenkaart geen periode vast. Zijn de uren van de strippenkaart op, dan kan er een nieuwe strippenkaart worden gekocht.
Personeelsplanning
Vanuit de arbeidscontracten van de medewerkers kunnen leidsters structureel op groepen gepland worden. In eerste instantie wordt op basis van een lange termijn planning “tactisch” besloten hoeveel leidsters noodzakelijk zijn. In tweede instantie is het mogelijk om terug te zien hoeveel leidsters er daadwerkelijk structureel nodig zijn op basis van het aantal kinderen dat op een groep staat.
Naast de structurele planning beschikt Kidsadmin over een “dagelijkse” planning. Hier kunnen leidsters per dag in- of uitgepland worden. Hierbij kan worden gewerkt vanuit een overzicht van alle groepen. Zodat snel overzichtelijk is op welke groepen knelpunten ontstaan.
Als een leidster uitgepland wordt is het mogelijk om aan te geven of ze ziek of vrij was. Uiteindelijk wordt een rapportage gemaakt zodat de leidsters kunnen zien op welke tijdstippen ze ingepland zijn op de groepen. Er is een rapportage beschikbaar die inzichtelijk maakt hoeveel uren men gewerkt heeft, vrij of ziek was.
Plaatsingsovereenkomst
Tijdens het plannen kun u volgens de volgorde van de wachtlijst de kinderen op groepen plannen. Het programma houdt automatisch rekening met de kinderen per begeleider waardoor u nooit onbewust teveel kinderen op één groep plant.
Nadat een kind gepland is kan op basis van meerdere templates (= zoals de schriftelijke overeenkomst van Kind en Gezin) eenvoudig een plaatsingsovereenkomst gemaakt worden. Vervolgens wordt binnen Kidsadmin gesignaleerd wanneer een plaatsingsovereenkomst bepaalde tijdsduur overschrijdt zodat u actie kunt ondernemen.
Wijzigingen in de opvang
Wanneer een kind een keer niet kan komen, of juist extra wil komen, dan kunt u dat in de agenda van dat kind eenvoudig wijzigen. Dat is niet meer dan een druk op knop in de agenda. Volgens bepaalde instelbare regels (ruilen per week of per maand etc) wordt de extra opvang meegenomen op de factuur.
Financieel
Per maand staat geheel automatisch een lijst met facturen klaar. Na een controle kun u de facturen printen (op voorgedrukt briefpapier of met logo) of mailen. Het is ook mogelijk om de Kinderopvangtoeslag via Kidsadmin automatisch te verrekenen. Als dat wenselijk is wordt de door de belastingdienst betaalde kinderopvangtoeslag automatisch ingelezen van de bank en afgetrokken van het factuurbedrag. De ouder ontvangt in dat geval een factuur met het restant bedrag.
Domiciliëring en debiteurenadministratie
Als de facturen zijn verzonden kunt u de domiciliëringsbestanden aanmaken en elektronisch versturen naar de bank zodat er automatisch geïncasseerd kan worden. U kunt elektronische bankafschriften laden in Kidsadmin. Wanneer ouders via overschrijving betalen worden waar mogelijk de ontvangen bedragen automatisch gematched met de openstaande facturen. U weet dus altijd welke facturen nog betaald moeten worden. Verder worden automatische aanmaningen en herinneringen gemaakt. Omdat het domiciliëringstraject volledig geautomatiseerd is kunnen onbetaalde direct worden herkend en meteen opnieuw ter betaling aangeboden worden.
Rapportages
Managementinformatie voor de aansturing van het kinderdagverblijf kan binnen Kidsadmin gegenereerd worden in een aantal rapportages en overzichten.
Enkele voorbeelden voor het plannen en plaatsen:
- Overzichten bezetting in aantallen en procenten
- Week- en maandbezetting, bezettingspercentages
- Wachtlijsten
- Aanwezigheidslijsten (maandelijks doorsturen naar Kind en Gezin)
Enkele voorbeelden van financiële rapportages:
- Uitgebreid omzetoverzicht per product per vestiging
- Doorrekening toekomstscenario's (gepland en/of gecontracteerde omzet)
- Het gebruik van producten (verleden, huidig en toekomst)
Wilt u zien wat Kidsadmin voor u kan betekenen? Beleef Kidsadmin!
